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Historias de startups: Flokzu, solución en la nube para automatizar flujos de trabajo

Historias de startups: Flokzu, solución en la nube para automatizar flujos de trabajo

Publicado por Miguel Ernesto el 29 de Mayo del 2017

Nuestras historias de startups nos acercan esta semana a Flokzu, un emprendimiento uruguayo que propone soluciones en la nube para automatizar flujos de trabajo (workflows) colaborativos. En menos de un año y medio, esta startup ya tiene más de 4000 organizaciones suscritas en países de todos los continentes. Sus clientes están distribuidos en diferentes industrias (servicios financieros, ONG, ingeniería eléctrica, retail, transporte, educación).

¿Cuándo y con qué objetivos se creó Flokzu?

- Flokzu nace para hacer llegar los beneficios de la gestión por procesos y la automatización de flujos de trabajo (workflow), a todas las empresas, sin importar su tamaño, democratizando tecnología que antes era solamente accesible a grandes empresas.

Flokzu surgió como un spin-off de INTEGRADOC, una compañía con más de 15 años de experiencia en el mundo de la Gestión de Procesos de Negocios (BPM), que atiende clientes corporativos y gubernamentales, con implantaciones de alcance nacional. Esta solución recibió uno de los premios de mayor reconocimiento internacional, el Global Award For Excellence in BPM and Workflow de parte de WfMC y BPM.com, así como el Premio Nacional de Innovación de la Agencia Nacional de Investigación e Innovación de Uruguay (ANII).

Tras ver las ventajas que la Gestión por Procesos tenía con organizaciones de gran tamaño nos preguntamos por qué las PyMEs aún no habían adoptado esta tecnología de forma masiva, de forma de ser más eficientes y poder crecer en un entorno competitivo cada vez más desafiante. Analizando los productos disponibles en el mercado comprendimos que eran demasiado complejos, requerían conocimiento técnico y grandes inversiones de tiempo y dinero para obtener resultados.

Nuestro equipo sintió que el mercado buscaba una solución poderosa, pero al mismo tiempo ágil y simple, para que la automatización de procesos se pudiera realizar con costos y plazos muy acotados, y que los beneficios que ello conlleva sean accesibles a organizaciones de todo tipo. Quisimos democratizar la disciplina sin instalaciones complejas ni conocimientos de programación.

El desafío era crear una herramienta suficientemente potente para ejecutar procesos de negocio complejos y que a la vez sea fácil de usar y muestre resultados rápidamente. La versión beta fue liberada en setiembre de 2015 en el principal evento de startups del mundo, TechCrunch Disrupt San Francisco. La versión completa se liberó en diciembre de ese año.

¿Cómo funciona Flokzu?

- Flokzu es una solución en la nube para automatizar flujos de trabajo (workflows) colaborativos. Permite modelar el flujo del proceso utilizando el estándar BPMN, definir los formularios y tareas que los usuarios deben completar, invitar a los participantes del proceso y ejecutarlo en instantes. Todo ello sin programar una línea de código, ni requerir conocimientos técnicos.

Permite tener en un único lugar todos los formularios, documentos y archivos, buscar en ellos, definir plazos y alertas. Y es tan fácil de usar que permite poner a funcionar el primer proceso en minutos (no semanas, ni meses).

Toda la información relevante se almacena automáticamente en un único lugar donde los usuarios pueden realizar búsquedas personalizadas, generar reportes basados en KPIs para entender cómo está funcionando su negocio, exportar esos datos a Excel para análisis más profundos y mucho más. Las personas pueden gestionar sus tareas pendientes y alertas eliminando la necesidad de interminables planillas o cadenas de mails.

Flokzu permite aprovechar los beneficios de formalizar y automatizar los procesos, de una forma tan simple y rápida que una empresa puede hacerlo en minutos y así ser más competitiva, eficiente, ahorrar costos, y ser mucho más ágil en su operativa (todos beneficios derivados de la automatización de procesos de negocios).

¿Cuál es su modelo de negocio?

- El modelo es Software as a Service en modalidad freemium.  Contamos con un plan gratuito sin límite de tiempo porque creemos que es importante que nuestros usuarios comprendan el valor detrás de la herramienta. Además tenemos 3 planes de servicio pagos que se adaptan a las necesidades de cada organización.

Este modelo se complementa con una biblioteca de procesos listos para ser usados, de forma que el usuario pueda experimentar en minutos cómo Flokzu lo ayudará a mejorar sus procesos operativos. La biblioteca contiene ejemplos típicos extraídos de nuestra experiencia con miles de organizaciones, como ser:

  • Solicitud y aprobación de compras
  • Detección y seguimiento de oportunidades comerciales
  • Edición, revisión y aprobación de documentos
  • Solicitud de Licencias y Vacaciones
  • Rendición de viáticos

¿Cuáles han sido sus resultados más importantes?

- En menos de 18 meses, Flokzu ya cuenta con más de 4.000 organizaciones suscritas en más de 100 países de todos los continentes. Tenemos clientes de múltiples industrias (servicios financieros, ONG, ingeniería eléctrica, retail, transporte, educación y más) y diferentes tamaños.

Sin embargo, el resultado más importante que hemos logrado son los comentarios y testimonios de clientes que dan fe de que realmente su operativa ha mejorado, han reducido tiempos y costos, han mejorado la satisfacción de clientes, proveedores y colaboradores, son más eficientes y eficaces, gracias a la automatización de sus procesos con Flokzu.

¿Qué otros planes tienen para 2017?

- Si bien inicialmente los clientes eran PyMEs, con los meses la herramienta fue adoptada también por empresas grandes, incluyendo varias Fortune500, que ven en Flokzu una alternativa mucho más conveniente que los productos tradicionales de BPM. En este sentido, hemos incorporado módulos específicos, por ejemplo para integrar Flokzu con ERPs corporativos, en el marco de una campaña específica para este tipo de clientes corporativos. 

Además, Flokzu evoluciona atendiendo necesidades concretas de nuestros clientes, por lo que continuamente añadimos mejoras y nuevas funcionalidades al producto. Planeamos simplificar la configuración de los procesos aún más y mejorar la usabilidad de la herramienta.

Recientemente liberamos una funcionalidad muy importante: Bases de datos. Esto permite que las organizaciones almacenen información relevante a sus procesos (lista de clientes, productos, proveedores, etc.) directamente dentro de Flokzu, permitiendo que diferentes procesos la utilicen.

¿Cómo valora el ecosistema de emprendimiento en Uruguay?

- Uruguay actualmente es uno de los líderes en la región en cuanto a emprededurismo, debido a una muy buena formación de grado en las áreas tecnológicas y científicas, principales drivers de las startups. Existe un núcleo formal de entidades que apoyan, tanto desde el gobierno, como desde las universidades, y una gran cantidad de mentores e inversores privados que en diferentes modalidades empujan para que las noveles empresas se desarrollen. Por la dimensión del país (3 millones de habitantes), existe en los emprendedores una conciencia clara de la necesidad de construir productos de calidad, que puedan ser exportados y competir con los líderes de cada industria.

En nuestra experiencia en particular, fue fundamental un profundo conocimiento de la disciplina y necesidades de nuestros clientes, desarrollado durante muchos años de trabajo en el área. Esa experiencia nos permitió construir un producto muy limpio (lean) que está muy focalizado en resolver problemas reales de los clientes, de forma simple, dejando de lado complejidades innecesarias, que son costosas de construir y difíciles de usar, generando ineficiencias tanto para nosotros como fabricante como para cliente usuario.

5 consejos que compartirían con otras startups

1.            Construye un equipo de alto desempeño. No alcanza con elegir a las personas correctas (lo cual es imprescindible), también debes poner metas tan altas y desafiantes como sea posible y construir el sentimiento de equipo necesario para alcanzarlas.

2.            Sé un especialista en lo que estás haciendo. Es muy difícil competir y vender en un entorno global si tu producto no es realmente excelente resolviendo una determinada problemática. Pero para lograr eso, el emprendedor debe ser un especialista en ella.

3.            Vender, vender, vender. La venta muchas veces se menosprecia en función del “producto”, y es un error. La venta valida que lo que haces sirve a alguien, genera ingresos para seguir desarrollándolo, motiva al equipo, te hace atractivo para inversiones. Etc, etc.

4.            Haz un producto genial, en todo sentido. El producto ampliado es todo lo que el cliente percibe, no sólo la tecnología, también el servicio, cada comunicación, cada tweet, la tipografía del logo, etc. Si quieres triunfar tu producto debe ser genial en todo, mediocre en nada.

5.            Sé eficiente, automatiza, prepárate para crecer.  Tu tiempo es muy escaso, debes destinarlo a que tu empresa crezca y a las tareas donde realmente agregas valor. Automatiza las tareas repetitivas, elimina las planillas interminables, no sigas las ventas por mail, etc. Si eres eficiente y eficaz desde el día uno, la operación acompañará tu crecimiento; sino, la frenará.

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